Algemene voorwaarden

• een inschrijving is pas geldig na betaling van een voorschot van 30% van het totale inschrijfbedrag. 
• Dit voorschot is niet terugbetaalbaar bij annulering van de deelname door de deelnemer.
• De deelnemer heeft pas recht op deelname van het evenement vanaf de volledige betaling van het inschrijfbedrag, zoals vermeld op de factuur.
• Indien het volledige saldo niet is voldaan op de vervaldag, kan de organisatie de deelname weigeren, zonder enige vergoeding of terugbetaling van het voorschot. 
• De deelnemer moet minstens 18 jaar zijn bij de start van het evenement. Minderjarigen worden onder geen enkele voorwaarde tot deelname toegelaten, ook niet onder begeleiding van een meerderjarige

• Meer dan 2 maanden voor de start: 70% van het totale bedrag wordt terugbetaald.
• Meer dan 1 maand voor de start: 50% van het totale bedrag wordt terugbetaald.
• Meer dan 2 weken voor de start: 20% van het totale bedrag wordt terugbetaald
• Minder dan 2 weken voor de start: geen terugbetaling.
• Het voorschot blijft, bij annulering ten minste 30 dagen voor de start, beschikbaar voor andere projecten van onze organisatie.

• Adventure Bike Trails behoudt het recht om een fietstocht te annuleren wegens onvoldoende inschrijvingen of overmacht voor vertrek.
• In dat geval wordt het volledige inschrijfbedrag terugbetaald.
• Een annulering door de organisator voor vertrek kan onder geen enkele beding leiden tot een bijkomende vergoeding.

5. Overmacht tijdens de reis

• Indien de reis door overmacht (zoals natuurrampen, gewapend conflict, pandemie of overheidsmaatregelen) moet worden onderbroken of vroegtijdig stopgezet, kan de deelnemer dit gedeelte van de reis kosteloos beëindigen.
• Adventure Bike Trails betaalt in dat geval het deel van het inschrijfbedrag terug dat overeenstemt met niet-genoten diensten, verminderd met de kosten die de organisatie op dat moment reeds onherroepelijk heeft gemaakt (zoals accommodatie, vergunningen of lokale dienstverleners).
• Adventure Bike Trails is niet aansprakelijk voor bijkomende schade die de deelnemer lijdt door de overmachtssituatie zelf.

6. Overdraagbaarheid van de inschrijving

• De deelnemer kan zijn inschrijving overdragen aan een derde, mits deze derde voldoet aan alle deelnamevoorwaarden.
• Een overdracht moet ten minste 14 dagen voor de start schriftelijk gemeld worden aan de organisatie. 
• Voor de overdracht wordt een administratiekost van 100 euro aangerekend. 

7. Prijswijziging

• Adventure Bike Trails behoudt het recht om de prijs aan te passen bij aanzienlijke wijzigingen in wisselkoersen, brandstofprijzen of door overheden opgelegde heffingen, met een maximum van 8% van de totale reissom.
• Een prijswijziging wordt niet meer doorgevoerd binnen 20 dagen voor de start van de reis.
• Bij een prijsstijging van meer dan 8% heeft de deelnemer het recht om de reis kosteloos te annuleren.

8. Aard van het avontuur

• De deelnemer erkent en aanvaardt dat de aangeboden fietstochten uitermate avontuurlijke en fysiek veeleisende tochten zijn, die plaatsvinden in afgelegen gebieden.
• De organisatie kan beslissen om het traject of de dagindeling te wijzingen omwille van externe factoren die de veiligheid of het goede verloop van het evenement in gevaar brengen.
• Omwille van het reizen door afgelegen gebieden en de grootte van de groep, kan het soms moeilijk zijn om voldoende en gevarieerd voedsel te vinden. De organisatie stelt een zo adequaat mogelijk menu op om zware fysieke inspanningen te ondersteunen: indien bepaalde producten gerantsoeneerd moeten worden, aanvaardt de deelnemer deze beslissing.

9. Gezondheid en aansprakelijkheid

• Deelname gebeurt op eigen risico.
• De deelnemer bevestigt te beschikken over een fysieke gezondheid die toelaat om deel te nemen aan extreme avonturen zoals de aangeboden fietstochten. Bij twijfel raden we aan om vooraf een arts te raadplegen.
• De deelnemer is zelf verantwoordelijk om voldoende voorzorgsmaatregelen te treffen om ziektes en ongevallen te voorkomen.
• De organisatie kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor lichamelijk letsel, materiële schade, diefstal, ongevallen of andere schade, met inbegrip van schade veroorzaakt door derden, behoudens in geval van opzet of grove nalatigheid in hoofde van de organisator.

10. Verwerking van gezondheidsgegevens

• Bij inschrijving vraagt Adventure Bike Trails de deelnemer een gezondheidsverklaring in te vullen. De organisatie ontvangt geen medische gegevens van artsen of derden, enkel de informatie die de deelnemer zelf verstrekt.
• Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de veiligheid van de deelnemer tijdens de tocht te kunnen inschatten en, indien nodig, hulpdiensten correct te kunnen informeren in noodsituaties.
• Door deze gegevens te verstrekken, gaat de deelnemer er uitdrukkelijk mee akkoord dat ze voor dit doel verstrekt worden.
• De gegevens worden niet gedeeld met derden, behalve met hulpdiensten in een noodsituatie, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de organisatie van de tocht.

11. Foto en video

Tijdens de fietstochten kunnen foto's en video's gemaakt worden. Door deel te nemen geeft de deelnemer toestemming voor het gebruik van dit beeldmateriaal voor promotionele doeleinden door Adventure Bike Trails, tenzij hij of zij dit vooraf schriftelijk weigert.

• Klachten over de uitvoering van de tocht moeten zo snel mogelijk en bij voorkeur ter plaatse gemeld worden aan de reisleider, zodat een gepaste oplossing gezocht kan worden.
• Indien een klacht ter plaatse niet bevredigend is opgelost, moet de deelnemer deze schriftelijk (per e-mail) indienen bij Adventure Bike Trails, uiterlijk binnen de 30 dagen na het einde van de tocht.
• Adventure Bike Trails bevestigt de ontvangst van de klacht binnen de 5 werkdagen en streeft ernaar binnen de 30 dagen een gemotiveerd antwoord te geven.